Obowiązek złożenia sprawozdania z działalności brokerskiej wynika z ustawy dystrybucyjnej. Jego zakres uregulowano rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdania z działalności brokerskiej. Najnowsza wersja tego aktu prawnego pochodzi z 2019 roku. Rozporządzenie było już wielokrotnie zmieniane, w tym ostatnio również w roku 2022. Wypełnienie obowiązku sprawozdawczego jest obecnie możliwe na dwa sposoby: 

1. poprzez formularz elektroniczny dostępny przez stronę internetowa KNF – o ile broker ma dostęp do środka identyfikacji elektronicznej, czyli do profilu zaufanego lub profilu osobistego, 
2. poprzez wypełnienie formularza stanowiącego załącznik do wskazanego wyżej rozporządzenia – jeśli broker dostępu nie ma 

Formularze niczym się od siebie nie różnią. Zawierają one dokładnie te same pytania w identycznej kolejności. Pytania dotyczą trzech podstawowych obszarów. I tak: obszar pierwszy to podstawowe dane brokera; obszar drugi to informacje o wykonywanej działalności brokerskiej i obszar trzeci – podstawowe informacje finansowe.

Podstawowe dane brokera

Watpliwości co do podstawowych danych brokera zasadniczo nie powinny się pojawić. Oczywiście trudno by ktoś nie pamiętał jak się nazywa, czy gdzie ma siedzibę. Problemy zaczynają się z odpowiedzią na pytanie o osoby zatrudnione u brokera. Pozornie oczywiste pytanie (pkt 3) formularza) o ilość osób zatrudnionych przestaje być takie oczywiste gdy weźmiemy pod uwagę dalsze pytania. Otóż w pytaniu nr 4) ustawodawca prosi o wyszczególnienie osób fizycznych przy pomocy których broker wykonuje czynności brokerskie. Zgodnie z ustawą czynności te mogą być wykonywane na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze (na marginesie: nie należy wpisywać do sprawozdania w tym miejscu innych podmiotów brokerskich z którymi jedynie kooperujemy). W pytaniu 5 zaś broker powinien wyszczególnić osoby, które są jego pracownikami, a które to czynności brokerskich nie wykonują (np.: informatyk, księgowa). Nie ulega wątpliwości, że każdy etat (umowa o pracę) musi być zgłoszony do KNF. Nie dotyczy to jednak zatrudnienia na umowę zlecenia, o dzieło czy innych. Wracając zatem do rubryki nr 3 (ogólna ilośc osób zatrudnionych) otwartym musimy pozostawić pytanie czy wpisujemy tam tylko pracowników etatowych, czy też sumę tabeli 4 i 5, czy może doliczamy do ogólnej liczby zatrudnionych również umowy zlecenia i umowy o dzieło pracowników nie wykonujących czynności brokerskich i tę liczbę wpisujemy do rubryki nr 3). Osobiście bronił bym stanowiska ostatniego, jednak zdaje sobie sprawę, że liczba większa niż suma tabel 4 i 5 może wzbudzić podejrzliwość KNF. 

Informacje o wykonywanej działalności brokerskiej

Działalność brokerska musi być ubezpieczona. OC brokera to oczywisty obowiązek i jego spełnienie jest przedmiotem zainteresowania KNF, jako że nie zawarcie ubezpieczenia OC prowadzi do wykreślenia brokera z rejestru KNF. Wszystkim jest dobrze wiadomo, że brak raty składki w ubezpieczeniu obowiązkowym nie daje ubezpieczycielowi prawa jego wypowiedzenia, czy odstąpienia od niego. Dlaczego zatem przy każdej kontroli brokerzy są łajani za spóźnienie w zapłacie raty? Może po to by sami nie dawali złego przykładu klientom? Na szczęście informacji o ratach w sprawozdaniu nie ma. Należy za to podać informacje o innych podmiotach, które obejmuje nasze ubezpieczenie OC. O kogo tu może chodzić? Pytanie dotyczy wyraźnie podmiotów prowadzących działalność brokerską. Czyli innych brokerów z licencją, a jak z licencją to i z własnym OC. Czy jest zatem w ogóle możliwe by mając własne OC korzystać z cudzego? Zasadniczo tak, chodzi na przykład o konsorcja brokerskie, w których występuje odpowiedzialność solidarna, czy spółki cywilne. Mam jednak wątpliwość czy nie chodzi tu przypadkiem o osoby prowadzące własną działalność gospodarczą (nie brokerską), lecz wykonujące jedynie czynności brokerskie? Taki podmiot (tzw.: umowa B to B) korzysta przecież całkowicie z cudzego ubezpieczenia OC?

Gorzkie żale 

Następnym zbiorczym tematem są roszczenia z OC brokera oraz reklamacje. Pierwsza informacja jaką musimy podać KNF to roszczenia jakie zgłoszono naszemu ubezpieczycielowi z ubezpieczenia OC brokera (poz. 3). Możliwość skorzystania z akcji bezpośredniej sprawia, że możemy o jakimś nie wiedzieć. Jednak już co do reklamacji (poz. 8) musimy wiedzieć o każdej która do nas wpływa, gdyż każdy broker ma obowiązek prowadzenia ich rejestru. Czy jednak roszczenie to nie to samo co reklamacja? Tak, ale reklamacja to nie to samo co roszczenie. Roszczenie z OC brokera powinno wcześniej być reklamacją (tym samym powinno być zarejestrowane). Jeśli reklamacja na czynności brokera nie zostanie załatwiona „po myśli” klienta staje się roszczeniem kierowanym do jego ubezpieczyciela OC. 

Pojawia się jednak pytanie, a czymże są przepytywane w oddzielnej pozycji (poz. 7) skargi? Kiedyś uważałem, że to pojęcie zbiorcze obejmujące wszelkie formy braku zgody klienta, w tym reklamacje i roszczenia (w znaczeniu prawniczym – na przykład: „skarga kasacyjna”). Również KNF w swoich licznych wystąpieniach i stanowiskach często używa tego pojęcia w tym rozumieniu. Nie trzeba dodawać, że jest tak z wieloma aktami prawnymi, orzecznictwem sądowym, które siłą rzeczy używają pojęcia prawniczego. Inne rozumienie skargi pojawia się choćby w ustawie o usługach płatniczych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2360). Tam ustawodawca stanowi oddzielnie o reklamacji składanej do dostawcy usług płatniczych i o skardze do organu nadzoru. Możemy zatem spuentować, że w pozycji 7) sprawozdania wpisujemy… donosy na nas wysłane do KNF. Kiedy się dowiemy, że taki wpłynął? Oj dowiemy się, dowiemy!

Współpraca z innymi podmiotami, szkolenia i inna działalność

Pod pozycją 4) powinniśmy wpisać umowy zlecenia dotyczące czynności wymagających wiedzy specjalistycznej. Podmioty te to przede wszystkim specjaliści od zarządzania ryzykiem, wyceny szkód, czy ewidencji umów. To wszystko jest bez wątpienia powierzeniem czynności brokerskich na zewnątrz. Jak się jednak okazuje (takie stanowisko zajmują kontrolerzy z KNF) do tej rubryki należy też wpisać współpracujących z brokerem prawników, firmy księgowe czy doradców podatkowych. Czy te podmioty wykonują czynności brokerskie? Na ogół nie, ale ze względu na bardzo szeroką definicję czynności brokerskich podobno lepiej wpisać. 

Pozycje 5) oraz 6) dotyczą współpracy z innymi podmiotami wykonującymi działalność brokerską samodzielnie. Chodzi o współpracę na zasadzie konsorcjalnej. Różnica między pozycjami dotyczy jedynie tego czy tak współpraca wystąpiła w roku sprawozdawczym, czy trawa w dalszym ciągu. 

Szkolenia zawodowe to jeden z najbardziej lekceważonych obowiązków brokera. Tymczasem konsekwencje, przed którymi ostrzega nas KNF w swoich wystąpieniach, są poważne – do wykreślenia z rejestru włącznie. Warto przy okazji sprawozdania sprawdzić poprawność certyfikatów (rozkład godzinowy tematów, kwalifikacje praktyczne i teoretyczne prowadzącego, treści odpowiadające załącznikowi, czy dostosowanie do specyfiki pracy brokera), załączniki w postaci rozwiązanych testów (e-lerning), czy w końcu liczbę godzin. 

I na końcu pytanie czy broker prowadzi tylko działalność brokerską? Inna nie jest zabroniona, o ile przypadkiem nie stoi w sprzeczności z rękojmią należytego wykonywania czynności. Ale pewnie ta, która by stała w takiej sprzeczności oficjalną by raczej nie była. Niemniej charakter każdej działalności dodatkowej trzeba opisać. Tu znajdziemy też miejsce na informację o współpracy z innymi podmiotami niż firmy ubezpieczeniowe, czy to z bliższymi ubezpieczeniom jak np.: sprzedawcy abonamentów medycznych (typu Luxmed, Medicover), firmy faktoringowe, czy to z zupełnie dalekimi.

Podstawowe dane finansowe 

Mógłbym w tym miejscu właściwie skończyć ten tekst gdyby nie fakt, że najbanalniejsze rzeczy też czasem sprawiają problem – przykładowo – liczba zawartych umów. Zawarcie umowy ubezpieczenia (tak jak i każdej innej) następuje wtedy gdy strony złożą zgodne oświadczenia woli. Gdybyż ta chwila była w jakikolwiek sposób wyodrębniona w całej procedurze brokerskiej ! Niestety na ogół trudno stwierdzić kiedy do ubezpieczyciela dotarł komunikat, że oto wybrano jego ofertę. Owszem, zdarzają się takie przypadki, że w takiej chwili strzelają korki od szampanów, niemniej zwykle moment ten nie przerywa ciszy gabinetów. Wobec powyższego do celów sprawozdawczych najlepiej wziąć tylko umowy zaczynające swój bieg materialny (polisowy) w roku sprawozdawczym. Z nich to musimy wyczytać i zaraportować przypis i inkaso składki, jak i wysokość kurtażu, tu nazywanego prowizją. Gdybyśmy trzymali się daty zawarcia umowy, jak chce KNF wszystko rozjechało by nam się pod koniec roku. Tymczasem nieścisłości w sprawozdaniu są częstą przyczyną wszczęcia kontroli. Z tego to względu warto sprawozdanie sporządzić najpierw w postaci zapisanej w edytorze lub na wydrukowanym formularzu. Przed wysłaniem warto starannie przemyśleć każdą pozycję i zachować dane wyjściowe, a to wszystko po to by w razie czego szybko wyjaśnić błąd i natychmiast go skorygować. Błędem jest ignorowanie pism z prośbą o wyjaśnienie. Błędem jest pouczanie KNF, że mamy ważniejsze sprawy na głowie. Błędem jest w końcu ściema oparta na założeniu, że urzędasy i tak na niczym się nie znają. Lepiej tego nie testować, w tym zwłaszcza na sobie.